Projektmanagement-Software gibt es viele. Doch Can Do aus München positioniert sich bewusst anders: statt generischer Aufgabenverwaltung setzt das Unternehmen auf KI-gestützte Ressourcen- und Portfolioplanung – mit einem klaren Fokus auf Organisationen, die komplexe Multiprojektlandschaften steuern müssen. Was die Lösung konkret leistet, wo sie glänzt und für wen sie geeignet ist, analysiert dieser Beitrag.
Was ist Can Do – und was ist es nicht?
Can Do ist keine weitere Aufgabenverwaltung à la Asana oder Trello. Die Software aus München positioniert sich als vollintegrierte PMO-Plattform (Project Management Office) für Portfolio-, Projekt- und Ressourcenmanagement in einem System. Das Herzstück ist dabei nicht die Aufgabenliste, sondern die Ressourcenplanung – ergänzt um Portfoliotransparenz, Risikoerkennung und integrierte KI.
Die Zielgruppe ist klar definiert: mittelständische und größere Unternehmen mit einer Vielzahl paralleler Projekte, komplexen Personalstrukturen und dem Anspruch, Planungen nicht nur zu dokumentieren, sondern aktiv auf Machbarkeit zu prüfen. Kunden stammen vorwiegend aus dem Maschinen- und Anlagenbau, der Automobilindustrie und anderen projektgetriebenen Branchen des deutschsprachigen Raums.
Ein wichtiger Positionierungsaspekt: Can Do ist ein deutsches Produkt – DSGVO-konform, TISAX-zertifiziert und revisionssicher nach HGB §§239,257. Für Unternehmen in regulierten Branchen oder im Automotive-Umfeld ist das kein Nebenpunkt, sondern eine echte Kaufentscheidung.
Die Kernfunktionen im Überblick
Realistische Planung mit ungefähren Daten
Eines der markantesten Merkmale von Can Do ist das Konzept der bewusst ungenauen Planung. Die Software erlaubt es, Projekte mit Angaben wie „Start = Januar" oder „Aufwand = 2 bis 3 Wochen" zu erfassen – also den tatsächlichen Wissensstand abzubilden, statt eine Scheinpräzision zu suggerieren, die in der Praxis nie hält. Wer von klassischen Tools wie MS Project wechselt, muss sich daran erst gewöhnen. Wer es verinnerlicht hat, erlebt einen messbaren Kulturwandel in der Planungsqualität des gesamten Unternehmens.
Skill- und Rollenmanagement
Can Do erlaubt granulares Skill-Management: Eine Anfrage wie „Java-Entwickler, Standort München, Spanischkenntnisse vorhanden" ist systemseitig direkt abbildbar. Die Software zeigt passende Mitarbeitende an und simuliert gleichzeitig, ob deren Kapazität für diese Aufgabe tatsächlich ausreicht – inklusive Berücksichtigung von Tagesgeschäft, Urlaub und Grundlast. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu Tools, die lediglich Stunden addieren, ohne die tatsächliche Arbeitsrealität zu modellieren. Abteilungsübergreifendes und standortübergreifendes Staffing ist damit erstmals operativ steuerbar.
KI-gestützte Ressourcenzuweisung und Risikoerkennung
Das KI-Modul von Can Do geht weit über einfache Warnmeldungen hinaus. Bei Überlastungen schlägt das System automatisch alternative Ressourcen vor – basierend auf neuronalen Netzen, die über die Zeit lernen, welche Mitarbeitenden sich fachlich gegenseitig vertreten können. So entstehen digitale Kompetenzgraphen, die das implizite Erfahrungswissen langjähriger Kolleginnen und Kollegen für die gesamte Organisation verfügbar machen – und damit auch dem schleichenden Wissensverlust durch Rentenwelle und Fluktuation entgegenwirken.
Risiken werden nicht nur erkannt, sondern bewertet und priorisiert: Die KI unterscheidet zwischen Risiken, die sofortiges Eingreifen erfordern, und solchen, die zunächst tolerierbar sind. Das reduziert den kognitiven Overhead für Projektleitung und PMO erheblich und lenkt Aufmerksamkeit dorthin, wo sie wirklich gebraucht wird – statt endlose Risikolisten zu produzieren, die niemand liest.
Hybrides Projektmanagement
Can Do unterstützt klassische (Wasserfall) und agile Methoden innerhalb derselben Oberfläche – auch kombiniert innerhalb eines einzelnen Projekts. Über eine Standardschnittstelle zu Atlassian Jira lassen sich agile Entwicklungsprozesse nahtlos in das übergeordnete Portfoliomanagement integrieren. Für Unternehmen, die sowohl klassische Kundenprojekte als auch agile Entwicklungsinitiativen parallel steuern, ist das ein erheblicher Vorteil gegenüber reinen Agile-Tools oder klassischen Wasserfall-Systemen.
Integriertes Demand- und Portfoliomanagement
Der Projektzyklus beginnt in Can Do nicht erst bei der Projektfreigabe, sondern bereits beim Projektantrag. Das integrierte Bedarfsmanagement erlaubt es, Projektanfragen aus Sales-Pipelines (HubSpot, Salesforce) zu importieren, Scorewerte und Eintrittswahrscheinlichkeiten zu hinterlegen und bereits in dieser frühen Phase eine vollständige Ressourcensimulation durchzuführen. So weiß das Unternehmen vor der Auftragsannahme, ob die nötigen Kapazitäten und Fähigkeiten überhaupt verfügbar sind – ein Punkt, der im Maschinen- und Anlagenbau mit seinen langen Projektlaufzeiten geschäftskritisch ist.
Das Portfoliomanagement bietet Echtzeittransparenz über alle laufenden und geplanten Projekte, inklusive kontinuierlicher Risikoanalyse und kollaborativer Entscheidungsfindung zwischen Abteilungen und Stakeholdern.
Business Intelligence und Reporting
Can Do BI liefert anpassbare Dashboards mit KPIs, Auslastungsanalysen und Budgetberichten auf Knopfdruck. Die KI-gestützte Analytik erkennt frühzeitig Trends und Anomalien, sodass proaktives Handeln möglich wird, bevor Projekte aus dem Ruder laufen. Entscheidend: Stakeholder können sich relevante Informationen jederzeit selbst abrufen – ohne manuelle Berichterstellung durch die Projektleitung. Monatliche PowerPoint-Berichte werden damit schlicht überflüssig.
Integrationen: Kein Inselsystem
Can Do ist konsequent auf Integration ausgelegt. Neben der Jira-Schnittstelle bestehen Anbindungen an Personio und SAP für Personalstammdaten sowie an HubSpot und Salesforce für das Demand-Management. Das reduziert Datensilos und vermeidet Doppeleingaben – ein zentraler Faktor für die Nutzerakzeptanz im operativen Alltag.
Gemessene Mehrwerte laut Kundenfeedback
Laut Rückmeldungen von Can Do-Kunden, die interne Erhebungen durchgeführt haben, sparen Projektleiter bis zu 25 Prozent ihrer Projektverwaltungszeit ein. Abteilungsleiter berichten von noch deutlicheren Entlastungen. Diese Zahlen decken sich mit breiteren Marktdaten: Eine Adecco-Studie aus dem Jahr 2024 beziffert den durchschnittlichen Zeitgewinn durch KI-Nutzung auf 113 Minuten pro Arbeitstag – eine Verdopplung gegenüber dem Vorjahr. Auch wenn diese Zahl branchenübergreifend erhoben wurde, zeigt sie die Größenordnung des erzielbaren Effizienzgewinns.
Einordnung im Marktumfeld
Der PMO-Software-Markt 2025 ist stark fragmentiert. Globale Generalist-Tools wie Microsoft Project, Planview oder Smartsheet konkurrieren mit spezialisierten Lösungen aus dem DACH-Raum. Can Do differenziert sich dabei durch drei Aspekte, die im Wettbewerb selten so konsequent kombiniert werden: den starken Fokus auf KI-gestützte Ressourcenplanung (nicht nur Projekt-Tracking), das Konzept der realistischen Unschärfe in der Planung sowie die vollständige Compliance-Ausrichtung für den deutschen Markt.
Für Unternehmen, die primär einfache Aufgabenverwaltung und Team-Kollaboration suchen, ist Can Do überdimensioniert. Für Organisationen mit echter Multiprojektlandschaft, Fachkräfteknappheit und dem Bedarf nach belastbaren Planungsdaten ist Can Do dagegen eine der wenigen Lösungen, die das Thema Ressourcenplanung wirklich konsequent zu Ende denkt.
Laut dem State of Project Management Report 2025 betreiben bereits 82 Prozent der Unternehmen weltweit ein PMO oder mehrere. Die Frage ist längst nicht mehr ob, sondern mit welcher Software – und mit welchem Anspruch an Planungsrealismus und KI-Integration.
Fazit: Stärken, Grenzen und Empfehlung
Can Do ist eine ausgereifte, tiefgehende PMO-Lösung für Unternehmen, die ihren Planungsprozess wirklich professionalisieren wollen – jenseits von Excel und jenseits von einfachen Projekttools. Die KI-Funktionalitäten sind kein Marketing-Beiwerk, sondern tief in die Ressourcen- und Risikoplanung integriert. Der deutsche Datenschutz- und Compliance-Ansatz macht die Lösung besonders für den DACH-Mittelstand und regulierte Branchen attraktiv.
Die Einführung erfordert einen klaren Change-Management-Prozess: Wer von klassischen Planungstools wechselt, muss bereit sein, liebgewonnene Gewissheiten über Planungsgenauigkeit loszulassen. Ist dieser Schritt gemacht, berichten Kunden von einem nachhaltigen Wandel in ihrer Planungskultur – hin zu mehr Realismus, mehr Transparenz und deutlich weniger Brandherd-Management.
Stärken auf einen Blick: KI-gestützte Ressourcenplanung mit neuronalen Netzen, realistisches Planungskonzept mit Unschärfebereichen, hybrides Projektmanagement, vollintegriertes Demand-Management, DSGVO/TISAX-Compliance, Made in Germany.
Grenzen: Für kleine Teams ohne Multiprojektanforderung überdimensioniert; Einführung erfordert Kulturwandel; kein reines Kollaborationstool.
Weiterführend: KI im Projektmanagement im Maschinen- und Anlagenbau – unser ausführlicher Branchenartikel zum Themenkontext. Informationen zur Can Do-Software unter can-do.de.
